Qualsiasi cittadino che intende cambiare o modificare il proprio nome e/o cognome deve essere autorizzato dalla Prefettura. L'istanza può essere presentata solo da cittadini italiani.
Le richieste devono rivestire carattere eccezionale e sono ammesse esclusivamente in presenza di situazioni oggettivamente rilevanti, supportate da adeguata documentazione e da significative motivazioni.
La domanda deve essere presentata in Prefettura e sottoscritta dal richiedente in presenza del dipendente addetto a riceverla o inviata per posta ordinaria, allegando fotocopia di un documento di riconoscimento.
La Prefettura competente a ricevere la domanda è quella della provincia del luogo di residenza o in cui si trova registrato l'atto di nascita al quale la richiesta si riferisce.
Qualora la richiesta appaia meritevole, la Prefettura rilascia all'interessato il decreto di autorizzazione alla pubblicazione, che deve essere consegnato all'ufficiale di Stato Civile per la pubblicazione all'Albo Pretorio secondo i seguenti criteri:
- se l’interessato è nato in Italia e risiede in Italia, l'affissione deve essere effettuata all'albo pretorio del Comune di nascita e di residenza;
- se l’interessato è nato in Italia ma è residente all'estero, l’affissione deve essere effettuata all’albo pretorio del Comune di nascita e all’albo dell’ufficio consolare;
- se l’interessato è nato all'estero ma è residente in Italia, l’affissione deve essere effettuata solo all’albo pretorio del Comune italiano di residenza;
- se l’interessato è nato all'estero e risiede all’estero, l’affissione deve essere effettuata solo all’albo dell’ufficio consolare della circoscrizione di residenza del richiedente.
La pubblicazione ha la durata di trenta giorni consecutivi. Al termine di questo periodo, il documento, provvisto di certificazione di pubblicazione, viene trasmesso via mail al richiedente a cura della Segreteria Generale e deve essere consegnato alla Prefettura che, accertata la regolarità dell'affissione, emana il decreto definitivo di concessione al cambiamento di cognome e/o nome.
Il decreto deve essere portato dall’interessato stesso (oppure da un suo procuratore) all’ufficio di Stato Civile del Comune dove è stato formato l'atto di nascita, per le necessarie trascrizioni e annotazioni nei registri comunali.